Apa Saja Job Desk Front Office?

Siapa disini yang mengidam-idamkan bekerja sebagai Front Office di suatu perusahaan besar? Pasti setiap orang yang menyukai bertemu dengan banyak orang, ramah, berpenampilan menarik, dan cekatan pastinya akan mengejar posisi Front Office ketika akan melamar pekerjaan.

Dan tentu saja, pekerjaan alias job desk Front Office ini sangat menyenangkan. Mengapa saya berbicara demikian? Karena pekerjaan Front Office menuntut Anda untuk bertemu banyak orang, menyapa customer yang datang. Dan Anda pun tidak akan pernah mengalami kejenuhan dalam bekerja karena setiap harinya bertemu dengan orang-orang baru yang akan Anda layani.

Job desk front office ini sangat penting bagi Anda yang sedang melamar pekerjaan dengan posisi Front Office atau Receptionist, karena setidaknya ketika Anda telah diundang untuk wawancara di salah satu perusahaan besar dengan posisi Front Office, Anda akan dituntut untuk mengetahui produk dari perusahaan dan bersikap ramah ketika wawancara.

Lantas, apa saja job desk front office itu? Apakah cukup mudah untuk Anda praktekan ketika undangan wawancara tiba atau tidak. Kebetulan, saya pun salah satu mantan Front Office di salah satu perusahaan besar di Bandung. Hampir 3 tahun lamanya saya bekerja disana.

Dan kali ini saya akan membagikan job desk front office secara mendalam dan gratis bagi Anda yang membaca artikel ini. Job desk Front Office yang saya tulis dibawah ini hanya sekedar gambaran bagi Anda, karena tidak semua perusahaan memiliki job desk front office yang sama.

Contoh kecilnya adalah saya bekerja sebagai Front Office selama 3 tahun di perusahaan yang bergerak di bidang jasa penyewaan gedung dan sarana olahraga. Maka dari itu, subjek customer yang saya layani akan berkutat di hal tersebut.

Mungkin jika Anda melamar di hotel, job desk front office ini akan hampir sama. Yang membedakan adalah dari segi perusahaan, produk yang Anda tawarkan, dan customer apa saja yang harus Anda layani.

Job Desk Front Office

1. Pada Pukul 06.30 petugas Front Office dan peralatan kerja dalam kondisi siap untuk memulai kegiatan operasional harian.

2. Petugas Front Office memastikan ketersediaan tiket serta memeriksa urutan nomor tiket insidentil Sarana Olahraga yang akan dijual.

3. Pada saat customer datang untuk membeli tiket Sarana Olahraga yang bersifat insidentil, maka tiket diberikan kepada customer dan uang dari customer diterima oleh petugas Front Office dengan memastikan dan memeriksa keaslian uang yang diterima.

4. Pada saat member Sarana Olahraga datang untuk melakukan pembayaran lapang, maka petugas Front Office menghitung biaya yang harus dibayarkan dan kemudian dihitung jumlah uang yang diterima dari customer. Setelah semuanya telah sesuai, maka petugas Front Office membuat kuitansi pembayaran sesuai dengan uang yang dibayarkan oleh customer dan nomor kuitansi diurutkan berdasarkan tanggal dan urutan kuitansi sebelumnya.

5. Pada kuitansi pembayaran, kuitansi tersebut wajib ditandatangani oleh petugas Front Office yang membuat kuitansi pembayaran tersebut dan di cap perusahaan agar kuitansi tersebut lebih resmi dan sah. Bahwa pembayaran customer telah sesuai dengan perhitungan dalam kuitansi tersebut. Kuitansi kemudian diserahkan kepada customer.

6. Petugas Front Office menginput data laporan harian keuangan hari sebelumnya yang belum terinput menggunakan Sistem Akutansi yang bernama Mayob dan menyesuaikan hasil laporan keuangan harian manual dengan laporan keuangan harian di Sistem Mayob agar tidak terjadi selisih.

7. Petugas Front Office melakukan input data renang sekolah harian dan input data rekapitulasi renang sekolah, baik data berbentuk excel maupun dalam Mayob sesuai dengan data penerimaan renang sekolah.

8. Pada saat Petugas Front Office Futsal menyerahkan daftar laporan penerimaan penjualan tiket futsal perhari, kemudian pertugas Front Office menerima setoran tersebut dan menghitung jumlah uang dan memastikan uang tersebut sah dan sesuai yang tertera dalam laporan futsal harian tersebut.

9. Pada saat customer Guru Renang datang untuk melakukan pembayaran, maka petugas Front Office menghitung jumlah uang yang harus dibayarkan dan menerima uang tersebut sesuai dengan jumlah yang harus dibayarkan dan pada data penerimaan renang sekolah, guru renang tersebut harus melakukan tanda tangan sebagai bukti bahwa uang tersebut telah dibayarkan sesuai yang tercantum dalam data tersebut. Dan petugas Front Office memastikan uang tersebut sesuai dan sah. Kemudian dibuat kuitansi pembayaran sesuai jumlah yang disetorkan dan kemudian diinput dalam laporan harian.

10. Membuat kuitansi penyewaan gedung sesuai dengan jumlah yang disetorkan oleh customer dan memastikan bahwa uang tersebut telah sah dan pembuatan kuitansi tersebut diketahui oleh bagian Reservasi Gedung dan Sarana Olahraga.

11. Menerima reservasi Gedung dan Sarana Olahraga melalui telepon dan memberikan informasi mengenai lapangan yang kosong dan bisa di booking dan memberikan informasi yang ditanyakan oleh customer tersebut.

12. Membuat laporan berita acara serah terima untuk pergantian shift pagi dengan shift siang. Laporan serah terima tersebut dibuat berdasarkan jumlah tiket yang terjual dan kuitansi pembayaran yang telah dibuat. Dan semua harus sesuai dengan uang fisik.

13. Jumlah tiket yang terjual dihitung berdasarkan jumlah nomor seri potongan tiket yang terjual dikalikan dengan harga tiket Sarana Olahraga tersebut. Pembuatan kuitansi pun diurutkan berdasarkan nomor kuitansi sebelumnya dan tanggal kuitansi sesuai dengan tanggal pembayaran customer kepada petugas Front Office.

14. Laporan serah terima shift pagi menuju shift siang ditulis dalam Buku Daily Report Front Office dan dicantumkan hari, tanggal dan laporan harian siang yang angkanya harus sama dengan jumlah uang yang ada di kas Front Office. Laporan tersebut wajib ditandatangani oleh petugas Front Office yang jaga pada shift tersebut.

15. Setelah serah terima selesai, maka petugas Front Office yang masuk shift siang menghitung uang yang telah ditulis dan menyamakan dengan uang yang ada di Kas Front Office.

16. Petugas Front Office kemudian menghitung kembali uang yang disetorkan oleh petugas Front Office futsal dan menyesuaikan dengan laporan yang diterima.

17. Petugas Front Office kemudian menghitung keseluruhan tiket Sarana Olahraga yang terjual dengan mengacu pada nomor seri dan urutan yang sesuai potongan tiket yang terjual.

18. Menginput data pembayaran tiket dan kuitansi yang telah dibuat dan dihitung jumlah pendapatan harian yang harus sesuai dengan uang yang ada di kas Front Office dan tetap memperhatikan tiap lembar uang dan memastikan bahwa uang yang masuk dalam Kas FO sesuai dan telah sah.

19. Setelah selesai perhitungan uang dan membuat laporan keuangan, kemudian laporan keuangan tersebut ditulis dalam Buku Daily Report Front Office untuk shift siang yang angkanya sudah sesuai dengan uang dan laporan harian keuangan yang telah dibuat dan ditandatangani oleh petugas Front Office yang jaga pada shift tersebut.

20. Melakukan closing dan mengunci seluruh lemari dan tempat kas Front Office dan menaruh uang tersebut ke dalam brangkas yang sudah menggunakan kode kunci brangkas yang hanya diketahui oleh Petugas Front Office. Hal ini agar memaksimalkan penjagaan uang didalam Front Office.

Job desk Front Office sendiri berarti Anda pun termasuk bekerja menjadi Cashier atau Teller jika istilah di perbankan. Dengan demikian, Anda dituntut untuk bisa bekerja melayani customer, dan juga mengerti alur dasar keuangan.

Jika Anda bisa menguasai gambaran umum job desk front office yang sudah saya tulis diatas, insya allah besar kemungkinan Anda bisa keterima bekerja sesuai dengan posisi yang Anda inginkan. Dan jangan sampai Anda pun melamar pekerjaan yang mengharuskan Anda membayar Admin ketika akan bekerja.

Hal tersebut bisa dikategorikan penipuan, karena perusahaan yang baik dan berkredibilitas tinggi tidak akan pernah meminta uang dalam proses rekrutmen menjadi seorang Front Office di sebuah perusahaan.

Akan tetapi, beberapa dari perusahaan biasanya menginginkan staff Front Office yang tidak berhijab. Namun Anda jangan pernah berkecil hati, karena tidak semua perusahaan memiliki aturan yang sama. Buktinya saya selama 3 tahun bekerja sebagai Front Office, saya tetap menggunakan hijab yang modis namun tetap sopan.

Untuk itu, berdoa dan berusaha kunci bagi Anda untuk dapat keterima kerja, dan jangan lupa bagi Anda yang menganut agama muslim untuk sering melakukan sholat tahajud agar doa Anda dengan mudah dikabulkan oleh Allah. Semoga bermanfaat bagi Anda yang sedang mencari artikel mengenai job desk Front Office.

Bagikan Artikel ini

Berlangganan update artikel terbaru via email: